IT資産の棚卸しと台帳整備

状況・課題

従業員80名規模の製造業でひとり情シスを担当する田中さんは、着任時に大きな問題に直面しました。社内にPC・プリンター・ネットワーク機器などが散在しているにもかかわらず、IT資産の一覧表がどこにも存在しなかったのです。

前任者が退職してから半年間、総務部が兼任でIT対応をしていたため、新規購入した機器の記録も散逸していました。具体的には以下のような問題が発生していました。

• 故障対応時に保証期間やシリアル番号がすぐに分からず、メーカーへの問い合わせに時間がかかる
• リース契約の満了時期を把握できず、自動更新で余分なコストが発生
• 退職者のPCが回収されないまま放置されるケースが頻発
• 部署ごとに独自に購入した機器が把握できず、セキュリティリスクの温床になっている

アプローチ

田中さんはまず、IT資産管理の全体像を把握するため、3つのフェーズに分けて計画を立てました。

フェーズ1：現状把握（2週間）

全フロアを実際に歩いて回り、目に見える機器を片っ端からリストアップしました。各部署の担当者にもヒアリングを行い、個人で保管しているモバイル機器やUSBメモリなども申告してもらいました。

フェーズ2：台帳整備（1週間）

Excelで管理台帳のテンプレートを作成し、収集した情報を整理・入力しました。将来的な拡張を見据えて、項目設計には特に時間をかけました。

フェーズ3：運用ルール策定（1週間）

台帳を作って終わりにならないよう、継続的に更新するための運用ルールを定めました。

実施内容

具体的に行った作業は以下の通りです。

1. 物理的な棚卸し：各フロアを巡回し、機器の写真撮影とシリアル番号の記録を実施。2日間かけて約180台の機器を確認しました。
2. ネットワークスキャン：社内ネットワークに接続されている機器を専用ツールでスキャンし、物理棚卸しの結果と突合。未把握の機器が12台見つかりました。
3. 購入履歴の収集：経理部門から過去3年分の購入伝票を取り寄せ、台帳と照合。請求書や納品書からシリアル番号や保証情報を補完しました。
4. 管理番号ラベルの貼付：全機器にバーコード付きの管理番号シールを貼付。次回以降の棚卸しを効率化するための仕掛けです。
5. 運用フローの文書化：機器の購入申請から廃棄までのライフサイクルを定義し、各段階で台帳を更新するタイミングを明確化しました。

成果

約1ヶ月の取り組みで、以下の成果が得られました。

• 全IT資産の可視化：PC 95台、プリンター 12台、ネットワーク機器 28台、モバイル端末 35台、その他周辺機器 10台の合計180台を台帳に登録完了
• コスト削減：リース満了を迎えていた機器5台を発見し、契約見直しで年間約60万円のコスト削減を実現
• セキュリティ向上：退職者が使用していた未回収PC 3台を発見・回収し、データ消去を実施
• 業務効率化：故障対応時に台帳を参照するだけで保証状況が分かるようになり、対応時間が平均30分短縮
• 予算策定の精度向上：保証期限・リース満了の一覧から、次年度の更新計画を正確に立てられるようになった

他の情シスへのアドバイス

IT資産管理は地味で手間のかかる作業ですが、すべてのIT管理業務の基盤となる重要な取り組みです。以下のポイントを意識すると、スムーズに進められます。

• スモールスタートで始める：最初から完璧な台帳を作ろうとせず、まずはPCとサーバーだけでも管理を始めましょう。小さな成功体験が継続のモチベーションになります。
• 棚卸しは定期イベント化する：年に1回、できれば半期に1回の棚卸しをスケジュールに組み込みましょう。年度末や決算期に合わせると経理部門の協力も得やすくなります。
• 購入フローに台帳更新を組み込む：新規購入時に台帳登録を必須にするルールを作れば、棚卸し時の差異が最小限になります。購入申請書に管理番号欄を設けるのが効果的です。
• 無料ツールの活用：有料の資産管理ツールに予算がつかない場合でも、ネットワークスキャンツールやスプレッドシートのテンプレートなど、無料で使えるツールは多数あります。まずは手元にあるもので始めることが大切です。