年度IT予算の策定と承認獲得

状況・課題

従業員40名の不動産会社でひとり情シスとして働く鈴木さんは、入社2年目にして初めてIT予算の策定を任されました。これまでIT投資は「壊れたら買い替える」という場当たり的な対応で、計画的な予算はありませんでした。

鈴木さんが直面した課題は多岐にわたりました。

• 過去のIT支出の実績データが散在しており、全体像が掴めない
• 経営層がIT投資に対して消極的で、「なぜその金額が必要なのか」を常に問われる
• 更新が必要な機器やソフトウェアの時期が把握できていない
• セキュリティ対策やクラウド移行など、中長期的な投資計画がまったくない
• 突発的な故障対応のたびに稟議を上げる必要があり、対応が遅れがちになっている

アプローチ

鈴木さんは、経営層が納得するIT予算を策定するため、データに基づいた「見える化」と「優先順位付け」を軸にアプローチしました。

1. 過去の支出実績の分析

経理部門と協力し、過去3年間のIT関連支出をすべて洗い出しました。勘定科目や支払先から関連費用を抽出し、「ハードウェア」「ソフトウェア・ライセンス」「通信費」「外注・保守費」「消耗品」の5カテゴリに分類しました。

2. 来年度の必須投資の洗い出し

IT資産台帳と突き合わせ、来年度に更新が必要な機器・ソフトウェアをリストアップしました。「延期不可（セキュリティリスクや保守切れ）」「延期可能だが推奨」「希望」の3段階で優先度を設定しました。

3. 予算案のストーリー化

単なる費用一覧ではなく、経営目標との関連性を明確にした予算案を作成しました。

実施内容

1. 過去3年間の支出分析：年間IT支出が約480万円であることが判明。そのうち約60%が突発的な支出で、計画的な投資はわずか40%でした。この「場当たり的な投資」の割合を経営層に示すことで、計画的な予算の必要性を訴求しました。
2. 来年度の必須投資リスト作成：Windows 10サポート終了に伴うPC更新15台（約200万円）、ファイアウォールの保守切れによる更新（約50万円）など、延期不可の投資を明確化しました。
3. ROI（投資対効果）の試算：業務効率化ツールの導入効果を「従業員の時間削減×時給×年間稼働日数」で試算し、投資回収期間を提示。クラウドストレージ導入で年間約120時間のファイル検索時間を削減できると算出しました。
4. 3ヶ年ロードマップの作成：単年度の予算だけでなく、3年間の中期計画を併せて提示。大型投資を分散させ、各年度の負担を平準化する計画を立てました。
5. 経営会議でのプレゼンテーション：A4用紙2枚のサマリーと、詳細資料を別途用意。経営層が気にする「総額」「前年比」「投資しない場合のリスク」を冒頭で示す構成にしました。

成果

• 予算の満額承認：年間IT予算として580万円（前年実績比+20%）の承認を獲得しました。予備費として50万円の枠も確保できました。
• 稟議プロセスの簡素化：予算内のIT投資については、都度の稟議が不要に。鈴木さんの裁量で迅速に調達できるようになり、対応スピードが大幅に向上しました。
• 計画的な更新の実現：「壊れたら買い替え」から「計画的な更新」にシフトし、年度内に予定していたPC更新とファイアウォール更新をスケジュール通りに完了しました。
• 経営層との信頼関係構築：データに基づいた提案が評価され、四半期ごとのIT投資レビュー会議が定例化。経営層とのコミュニケーション機会が増えました。

他の情シスへのアドバイス

• 経営の言葉で話す：技術的な詳細よりも「コスト削減」「リスク回避」「生産性向上」「法令遵守」といった経営視点のキーワードで説明しましょう。「ファイアウォールのEOLによるCVE対応不可」ではなく「セキュリティ機器の保守切れによる情報漏洩リスク」と言い換えるだけで伝わり方が変わります。
• 比較表を活用する：複数の選択肢（松竹梅プラン）を用意すると、経営層は判断しやすくなります。最低限のプラン・推奨プラン・理想プランの3段階で提示しましょう。
• 予備費を必ず確保する：突発的な障害対応に備えて、総額の10-15%程度を予備費として確保することをおすすめします。これにより、突発対応のたびに稟議を上げるストレスから解放されます。
• 同業他社の投資水準を参考にする：IT投資は売上の1-3%が一般的な目安とされています。自社の投資水準が業界平均と比べてどの程度かを示すと、経営層に投資の妥当性を納得してもらいやすくなります。