資産台帳の作成と維持

資産台帳の作成と維持

IT資産管理の中心となるのが「資産台帳」です。これはすべてのIT資産の情報を一元的に記録するデータベースであり、Excelやスプレッドシートで十分に運用できます。ここでは、実務で使える台帳の作り方と維持のコツを解説します。

台帳に記載すべき項目

最低限、以下の項目を網羅しましょう。

項目	内容	例
管理番号	社内で一意の番号	PC-2024-001
資産種別	PC/サーバー/ネットワーク機器等	ノートPC
メーカー・型番	正確な型番	Dell Latitude 5540
シリアル番号	メーカー固有の番号	SVC-XXXX-XXXX
取得日	購入日または納品日	2024/04/15
取得価額	税込or税抜を統一	165,000円（税込）
使用者	現在の利用者	営業部 田中
設置場所	物理的な場所	本社2F 営業フロア
状態	使用中/保管中/廃棄済み	使用中
保証期限	メーカー保証の終了日	2027/04/14

Excel管理のコツ

• シートを分ける：ハードウェア、ソフトウェア、契約の3シート構成が管理しやすい
• テーブル機能を使う：Excelの「テーブルとして書式設定」を使えば、フィルタやソートが簡単になる
• ドロップダウンリスト：資産種別や状態など、入力値が決まっている項目はリスト化して入力ミスを防ぐ
• 変更履歴シート：誰がいつ何を変更したか記録するシートを別途用意する

管理番号ラベルの運用

台帳と実物を紐づけるために、管理番号ラベルを貼付します。テプラやブラザーのラベルプリンターで作成し、機器の目立つ場所に貼りましょう。バーコードやQRコード付きラベルにすると、棚卸し時にスマートフォンで読み取って効率化できます。

棚卸しの実施

台帳の正確性を保つため、定期的な棚卸しが必要です。

1. 頻度：最低でも年1回、可能なら半年に1回
2. 方法：台帳のリストを印刷し、現物と照合する。差異があれば台帳を更新
3. タイミング：年度末や決算期に合わせると、固定資産の申告にも役立つ
4. 記録：棚卸し結果（日付・担当者・差異内容）を記録として残す

台帳は「作って終わり」ではなく、日常的に更新し続けることが重要です。新規購入・異動・廃棄のたびに更新するルールを徹底しましょう。